Daarom zoeken wij een Coördinator Bedrijfsvoering & Office Management. Iemand die rust en overzicht brengt, zaken regelt voordat iemand erom hoeft te vragen en ervoor zorgt dat onze organisatie praktisch en organisatorisch klopt. 

Zwijg Communicatie is hét communicatiebureau voor gemeenten. Wij detacheren communicatieprofessionals met hart voor de publieke zaak en actuele kennis van ons mooie vak. Dit is niet het enige wat we doen: ook detacheren we communicatieprofessionals met Zwijg Corporaties in de woningcorporatiesector. En als klap op de vuurpijl hebben we ook nog onze opleidingstak: de Zwijg Academie. In deze functie werk je voor Zwijg Gemeenten, Zwijg Corporaties en de Zwijg Academie.

We doen dingen met lef. Professioneel, maar niet standaard. We durven het gesprek aan te gaan als we denken dat het anders kan. Onze visie op verbinding en dialoog staat centraal. Transparantie vinden we belangrijk, zowel intern als naar opdrachtgevers. We werken betrokken en met energie samen. We zijn trots op wat we bereiken en op onze bijdrage aan maatschappelijke verandering. De mens staat centraal. We zien mensen voor wie ze zijn en benutten hun potentieel. En er is ruimte voor persoonlijke wensen en ontwikkeling.

Wat wij bieden

• Een zelfstandige rol met duidelijke verantwoordelijkheid

• 10–12 uur per week, flexibel in te delen

• Korte lijnen binnen een compacte organisatie

• Een werkomgeving waar structuur, samenwerking en vertrouwen centraal staan

Wat ga je doen?

Office & organisatie

Je bent het organisatorisch ankerpunt van onze organisatie en zorgt dat de dagelijkse praktijk soepel verloopt. 

• Beheer van algemene mailboxen en telefonie 

• Agendabeheer 

• Postverwerking 

• Reserveren van vergaderruimtes 

• Sleutelbeheer 

• Facilitaire coördinatie 

• Bestellen van kantoorartikelen, koffie/thee en andere benodigdheden 

• Beheer van leveranciers en abonnementen 

• Beheer van bedrijfsverzekeringen 

• Beheer van voorraden relatiegeschenken 

• Verzorgen van attenties bij verjaardagen en bijzondere momenten 

Commercieel opdrachtbeheer

Je ondersteunt bij het organiseren en vastleggen van opdrachten. 

• Invoeren en bijhouden van opdrachten in het overzicht 

• Bijhouden van inschrijvingen op marktplaatsen en via brokers 

• Ondersteuning bij het samenstellen van kandidaat dossiers 

• Beheer van Trello-borden (structuur en actualiteit) 

Contract- en opdrachtenbeheer

Zonder goede afspraken geen sterke samenwerking. 

• Opstellen van overeenkomsten (ZZP’ers en opdrachtgevers) 

• Beheer van opdrachten- en ZZP-overzichten 

• Invoeren en verlengen van opdrachten 

• Samenstellen van CV’s voor specifieke aanvragen 

• Aanbieden van kandidaten op opdrachten 

IT & praktische coördinatie

• Coördineren van externe IT-dienstverlening 

• Signaleren van systeem- en gebruikersvragen 

Wie zoeken wij?

Iemand die:

• sterk is in organiseren en structureren

• accuraat en zelfstandig werkt

• overzicht houdt, ook wanneer het druk is

• communicatief vaardig is

• proactief handelt

• graag ondersteunt én verantwoordelijkheid neemt

Combinatie van functies mogelijk

Momenteel hebben we bij Zwijg ook de vacature financieel administratief medewerker openstaan. Zie jij jezelf in beide rollen en ben jij misschien wel het schaap met de vijf poten dat zowel organisatorisch als financieel sterk is? Dan is het ook mogelijk om deze twee functies te combineren tot één rol van circa 16–20 uur per week. We denken graag met je mee over een passende invulling.

Enthousiast?

Stuur ons dan snel je cv en motivatie naar info@zwijgcommunicatie.nl. Bij Zwijg Communicatie kijken we ernaar uit om de gouden match te maken met jou. Samen zorgen we ervoor dat communicatie in gemeenten naar een hoger niveau wordt getild.